Главная » Прием на работу » Оформление приема на работу » Как правильно осуществить оформление приема работника на работу

Как правильно осуществить оформление приема работника на работу

Оформление приема работника на работу – это ряд процедур, после выполнения которых он считается принятым на должность в компанию.

Основы приема на работу

Оформление трудовой книжкиЗачастую специалисты по кадрам осуществляют этот процесс хаотично и бессистемно. В результате пропускаются очень важные пункты или в последующем в документах обнаруживаются грубые ошибки. Все эти недочеты могут сыграть решающую роль против работодателя в случае нагрянувшей проверки трудовой инспекции или судебных разбирательств.

Перед тем, как приступить к такой ответственной процедуре, как оформление документов при принятии работника на работу, следует тщательно изучить нормативно-правовую базу.

Заполнение документов на работника регламентируется профильным законодательством:

  • трудовой договор – ТК РФ главы 10 и 11;
  • трудовая книжка – ТК РФ ст. 66, Постановление правительства под номером 225 от 16 апреля 2003 г., в котором подробно прописан порядок работы с трудовыми книжками; Постановление Министерства труда под номером 69 от 10 октября 2003 года, в котором приведена инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек;
  • формы документов – для этого используют унифицированные утвержденные Постановлением Госкомстата РФ формы документов для учета сотрудников.

Процесс оформления приема на работу включает несколько этапов:

  • сбор документов, необходимых для приема сотрудника;
  • подписание трудового договора;
  • выпуск приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки;
  • составление личного дела сотрудника;
  • оформление трудовой книжки (вкладыша) на сотрудника;
  • ознакомление сотрудника под роспись с внутренними локальными документами;
  • постановка работника на учет в государственные органы.

Прием на работу оформляется работником кадровой службы. Если в компании такой должности не предусмотрено, то все кадровые процедуры выполняет назначенный сотрудник. Это может быть, например, секретарь, бухгалтер, юрист и т.д.

Сбор документов

Перечень документов, который вправе затребовать работодатель при приеме, отражен в ТК РФ в статье 65:

  • паспорт;
  • документ об образовании;
  • ИНН;
  • пенсионное свидетельство;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • медицинское заключение о годности к работе по состоянию здоровья.

Помимо перечисленных документов работодатель может затребовать дополнительные сведения для получения более подробных сведений о работнике. Однако следует учитывать, что непредоставление соискателем хотя бы одного из документов не может стать основанием для отказа в приеме на работу.

Заключение договораОтдельно нужно выделить пункт о заявлении на прием. Требование о том, что необходимо оформление заявления о приеме на работу, прописано лишь в двух федеральных законах, которые регламентируют поступление на государственную и муниципальную службу. Однако так уж сложилось традиционно, что при трудоустройстве в любую компанию работнику предлагается заполнить такое заявление. Оно пишется от руки на имя руководителя компании. В последующем регистрируется в журнале заявлений. На его основе заполняются все последующие документы по работнику.

Трудовой договор

На основании заявления с соискателем заключается трудовой договор. Он подписывается в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Его содержание и правила составления полностью регламентированы ТК РФ.

Если работник принимается для выполнения работ, связанных с обработкой, хранением, перевозкой или использованием материальных ценностей или имущества работодателя, то с ним заключается договор о полной индивидуальной (или коллективной) материальной ответственности. Это относится, например, к таким должностям, как кассир, заведующий складом и т.д.

Трудовой договор и договор о материальной ответственности регистрируются в специальном журнале, где им присваивается номер по порядку. Такую регистрацию можно вести как в специализированных электронных программах, так и в прошитом, пронумерованном и опечатанном журнале.

Обязательно при вручении второго экземпляра договора работнику он проставляет подпись в том, что получил свой экземпляр. Это может быть либо подпись на экземпляре работодателя, либо подпись в журнале.

Приказ о приеме на работу

На основании подписанного договора издается приказ о приеме на работу сотрудника. Оформление приказов о приеме на работу отражает основные положения трудового договора и не может им противоречить. Приказ содержит такие пункты:

  • ФИО;
  • должность;
  • наименование структурного подразделения;
  • табельный номер сотрудника;
  • условия приема на работу (постоянная, временная, по совместительству);
  • оклад;
  • испытательный срок.

Приказ подписывает работодатель либо уполномоченное им лицо. Далее он регистрируется в отдельном журнале или электронной базе. После этого в обязательном порядке в течение трех рабочих дней сотрудника следует с ним ознакомить под роспись.

Личная карточка

Оформление на работуЛичная карточка относится к унифицированным кадровым документам, и является обязательной для заполнения. Она содержит все основную информацию о сотруднике как биографического характера, так и о его рабочей деятельности: приеме, переводах, увольнении, отпусках, результатах аттестации и т.д.

Личная карточка хранится отдельно от личного дела работника в специально выделенном месте. Поэтому ею всегда легко воспользоваться для того, чтобы получить необходимые данные или внести новые.

Такой документ следует вести только на бумажном носителе, так как работник с ним знакомится под роспись. Впрочем, первично ее можно заполнить в электронной форме, но после этого документ следует распечатать и хранить в бумажном варианте. То есть последующие записи будут вноситься от руки. Это связано с тем, что законодательством запрещено ее перепечатывание для внесения новых данных.

Личное дело

Практика показывает, что своевременное формирование личного дела работника во многом очень полезно и на этом экономится значительная часть рабочего времени при поиске нужной информации. Личное дело позволяет концентрированно и упорядоченно хранить в одном месте всю необходимую информацию о сотруднике. В соответствующем законодательстве не закреплен точный перечень тех документов, которые следует хранить в личном деле сотрудника. Поэтому здесь следует ориентироваться на те инструкции, которые закреплены в локальных документах компании. Это могут быть, например:

  • заявления о приеме, переводах, увольнении;
  • трудовой договор;
  • анкета;
  • копия паспорта;
  • копия документа об образовании;
  • копия ИНН и пенсионного свидетельства;
  • результаты тестирования;
  • рекомендательные письма;
  • копии приказа о приеме, переводах, увольнении;
  • копи свидетельства о браке и рождении детей;
  • копия трудовой книжки;
  • копия военного билета;
  • копия водительского удостоверения и т.д.

Остальные документы могут добавляться по мере необходимости. Личное дело ведется и пополняется документами на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника в компании. После его увольнения личное дело прошивается, описывается и сдается в архив.

Трудовая книжка

Оформление трудовой книжкиПосле оформления всех документов следует внести запись в трудовую книжку. Впрочем, профильный кодекс позволяет сделать эту запись после того, как человек проработает в компании более пяти дней.

Если у работника нет трудовой книжки (например, он поступает на работу впервые), то работодатель обязан ее выдать сотруднику, а тот, в свою очередь, обязан вернуть работодателю сумму средств, затраченных на ее приобретение.

В трудовую книжку вносится следующая информация: наименование должности, наименование структурного подразделения, дата и номер документа, на основании которого сотрудник оформлен на работу.

Трудовая книжка регистрируется в журнале учета книжек и вкладышей к ним. После этого все книжки помещаются в сейф для хранения. Во время рабочей деятельности книжка дополняется такими данными, как переводы, увольнение, поощрение (в случае, если оно не является системным). Информация о дисциплинарных взысканиях сюда не вносится, за исключением случаев, когда они являются основанием для увольнения работника.

Все требования, которые предъявляются по заполнению и хранению трудовых книжек, отражены в Инструкции по их ведению и хранению.

Локальные документы

Оформление приема на работу включает в себя также ознакомление соискателя с внутренними локальными документами. Эти документы основаны на трудовом законодательстве и не должны ущемлять прав работника. Они направлены на регламентирование его деятельности и разъяснение поведения в отношении разных аспектов деятельности в данной компании и, в частности, непосредственно той работы, для выполнения которой и был принят сотрудник. К таким документам относятся:

  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положения по подразделениям;
  • положения по системе мотивации;
  • коллективный договор.

Этим перечнем список документов не ограничивается. Работодатель может его дополнять различными положениями, инструкциями и другими локальными документами, которые необходимо знать сотруднику и которыми он будет руководствоваться в своей деятельности.

Отдельно следует выделить необходимость ознакомления работника с должностной инструкцией, поскольку работодатель будет вправе требовать от сотрудника ее исполнения. В последующем, в случае ее грубого нарушения, он будет вправе привлечь работника к дисциплинарному взысканию.

При этом очень важно, что сотрудник должен ознакомиться с локальными документами под роспись, и это будет гарантией того, что работодатель исполнил свои обязательства.

Постановка на учет в государственные органы

ТрудоустройствоОформление приёма на работу сотрудника также включает в себя постановку его на учет в следующие органы:

  • в течение 30-ти дней в – Пенсионный фонд;
  • в течение 10-ти дней – в Фонд социального страхования;
  • в течение 30-ти дней – в Фонд обязательного медицинского страхования.

При этом на каждого работника трудовой договор регистрируется в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Даже в случае, если договор будет составлен с нарушением законодательства, например, оформлен низкий должностной оклад, то эти органы не вправе отказать в его регистрации.

В случае нарушения указанных сроков или порядка регистрации законодательством предусмотрено наложение на работодателя штрафных санкций.

Главные принципы должны соблюдаться

Это основные принципы и правила приема на работу работников. Выполнение их не занимает много времени, но при этом позволяет соблюсти все необходимые пункты трудового законодательства. Это важно в двух основных случаях: при проведении проверок Пенсионным фондом, налоговыми органами, трудовой инспекцией и в случае, если с сотрудником возникают судебные споры по поводу оформления его на работу.

Чем больше штат сотрудников в компании, тем больше внимания следует уделить систематизации и налаживанию системы приема. Это позволит полностью соблюсти трудовое законодательство и не пропустить ни одного пункта оформления работника.

Для этого могут использоваться различные электронные программы, значительно сокращающие процесс заполнения документов на работника. Например, через базу 1С достаточно внести все необходимые данные на работника один раз и на выходе сразу получить несколько готовых документов: приказ, личная карточка, трудовой договор и т.д.

Оформление работника на работу – это только начало трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Чтобы эти отношения не портились, начинайте их с точного соблюдения трудового законодательства.

Приём на работу: Видео

Поделитесь материалом в соц сетях:

Стать автором
Стать экспертом
Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
Закрыть

Задать вопрос