Прием сотрудника на работу связан с оформлением большого количества бумаг. Ознакомление с частью из них происходит непосредственно в момент его зачисления на предприятие, с остальными – уже когда он становится полноправным членом коллектива. С какими документами должен быть ознакомлен работник при приеме на работу? Как именно происходит ознакомление, предусмотрен ли особый порядок и какие сроки для этого отводятся?
Основополагающие бумаги
Предприятию необходимо определиться, с какими документами при приеме на работу работник должен быть ознакомлен в первую очередь.
В перечень внутренних бумаг для ознакомления входят:
- Коллективный трудовой договор.
- Акты, отражающие принципы рабочей дисциплины.
- Иные документы, регламентирующие условия трудового процесса.
Документы из первых двух пунктов – стандартный набор локальных нормативных актов для обязательного изучения. Список иных бумаг, с которыми работник должен быть ознакомлен при поступлении на работу, в каждой компании разрабатывается самостоятельно, в зависимости от разных факторов:
- организационной формы предприятия;
- численности сотрудников;
- видов осуществляемой деятельности.
Примерами дополнительных бумаг, с которыми при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника, являются:
- Различные правила, инструкции, касающиеся охраны труда.
- Положения, несущие сведения о порядке обработки личных данных трудящихся.
- Положения, регламентирующие порядок оплаты трудовой деятельности и премирования.
- Должностные инструкции.
- Положение об особенностях отправки в служебные командировки.
- Положения, оговаривающие ответственность в материальной сфере.
- Иные внутренние нормативные акты, разработанные с учетом особенностей текущей деятельности хозяйствующего субъекта.
Помимо локальных актов, работник должен изучить следующие бумаги:
- графики сменности;
листы расчета заработной платы;- кадровые документы;
- приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно его деятельности.
Выдача внутренних бумаг предприятия для изучения работником всегда относится к обязанностям работодателя. Как правило, руководитель поручает проведение данной процедуры отделу кадров. Специалист отдела кадров обязан знать, с чем должен быть ознакомлен работник при приеме на работу.
Порядок предоставления бумаг для изучения
При предоставлении для изучения кадровых и организационных бумаг (например, приказов) вопросов, как правило, не возникает, так как сотрудник, изучив их, просто ставит подпись в специальной графе.
Рекомендуем почитать:
Анкета при трудоустройстве на работу: скачать бланк
Порядок ознакомления не урегулирован на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие разрабатывает свою систему. Единственное, чего требует закон, – личного ознакомления, под роспись. Возникает вопрос: где именно она должна стоять?
Это зависит от того, какой вариант ознакомления выбран на предприятии. Их три:
- К нормативному акту прилагается отдельный лист, в котором ознакомившиеся с документом сотрудники и ставят подписи.
- Дата и подпись ознакомления ставится в табеле или специальном журнале.
- Работник ставит подпись и дату в приложении к трудовому соглашению либо список бумаг вносится в текст договора.
Если сотрудник не будет ознакомлен должным образом с внутренними нормативами предприятия, то в случае нарушения с его стороны установленных правил и требований работодатель не сможет предъявлять ему каких-либо претензий.
Соответственно, о привлечении такого сотрудника к ответственности не будет идти и речи. Подобная неосмотрительность невыгодна для работодателя.
Сроки
Определенные сроки для ознакомления и предоставления документов сотруднику при приеме на работу законом не оговорены. В нормативах речь идет о том, что с основными актами сотрудники должны знакомиться до наступления трудовых отношений с работодателем, а с остальными – после подписания договора, в процессе осуществления рабочей деятельности.
Такие простые правила не всегда соблюдаются со стороны работодателя. Довольно часто при возникновении различных неприятных ситуаций сотрудника знакомят с бумагами «задним числом». Такой подход, безусловно, незаконен. Но доказать, что сотрудник ознакомился с нормативными актами не в срок, невозможно, если он сам поставит свою подпись на бумагах уже после начала трудовых взаимоотношений с работодателем.
Ответственность
Если процедура ознакомления сотрудников с внутренними нормативами не соблюдена, то может быть наложен административный штраф на работодателя или вынесено решение о приостановлении деятельности предприятия до трех месяцев.
Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ.
При привлечении к ответственности контролирующие органы будут обращать внимание на соответствие внутренних нормативных бумаг требованиям действующего законодательства, порядку их принятия и введения в действие. Если локальные акты будут признаны незаконно принятыми, но на основании их трудящийся привлекался к ответственности, то такое наказание может быть оспорено им в судебном порядке.
Во избежание проблем при ознакомлении работника с внутренними актами предприятия от работодателя требуется проявить максимальную внимательность и стремление вести рабочий процесс в соответствии с требованиями законодательства.
