Деятельность каждого законопослушного работодателя Украины строится в соответствии с трудовым законодательством и нормативно-правовой базой в области кадрового учёта. Управление трудовыми отношениями и их документальное оформление относится к функциям кадровой службы.
Именно в этом структурном подразделении происходит не только прием, обучение и увольнение сотрудников, но и кадровое делопроизводство, которое заключается в разработке и ведении документов, связанных с учетом персонала, табелированием и нормированием рабочего времени, расчетами по оплате труда, социальных пособий, компенсаций, льгот, а также отчетности, подаваемой в органы статистики.
Как проводится регистрация кадровых документов
Кадровым работникам приходится иметь дело с большим объемом организационных и учётных документов. Большинство из них создаётся на основании типовых форм с утверждёнными правилами оформления. С 2015 года в Украине действуют обновленные Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов, утверждённые приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.
Регистрация документов необходима, потому что придаёт им юридическую силу, удостоверяет факт их создания, получения или отправления, а благодаря учёту документация систематизирована и упорядочена, что обеспечивает возможность адресного поиска, контроля наличия и состояния официальных бумаг. Кроме того, журналы регистрации могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником – как дополнительные доказательства своевременности создания документа.
Одной из наиболее распространенных форм организации документооборота являются журналы регистрации и книги учёта. Журнальная форма наилучшим образом справляется с задачей охраны и учёта документов, поскольку из журнала невозможно изъять внесённые записи или зарегистрировать документ задним числом. Кроме того, последняя запись является своего рода итогом общего количества зарегистрированных документов.
Обязательной регистрации подлежат следующие виды документов:
- приказы по личному составу всех видов (о приёме, увольнении, перемещении, совмещении, аттестации, присвоении квалификации, отпуске);
- уведомления работников, связанные с изменениями в трудовом или коллективном договоре;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела и трудовые книжки;
- справки, выдаваемые кадровой службой, в том числе о стаже работы, занимаемой должности, разряде, присвоении квалификации и другие;
- протоколы заседаний;
- командировочные удостоверения;
- исходящая и входящая корреспонденция, отправляемая в органы власти, государственные организации, сторонние компании;
- заявления работников, докладные записки.
Какие данные вносятся в журнал регистрации
Через кадровую службу проходит большое количество документов, имеющих разное назначение и, что немаловажно, реквизиты, поэтому для регистрации каждого вида документов разрабатывается своя журнальная форма. Она не установлена законодательно, но может регламентироваться нормативными актами по делопроизводству.
Эти нормы не строгие, поэтому вид журнала может изменяться, если это требуется. Такие изменения должны быть регламентированы самой организацией и отражены в инструкции по делопроизводству.
Журнал регистрации представляет собой сшитую книгу с пронумерованными листами. На каждой странице имеется таблица, в графах которой фиксируются определённая информация о документе. Обычно это его реквизиты, такие, как:
- порядковый номер;
- дата создания, подписания или получения документа;
- ФИО и табельный номер сотрудника, в отношении которого составлен документ;
- номер и дата нормативного документа-основания;
- разновидность документа и прочие.
Работа кадровика требует актуальных знаний нормативной базы, отслеживания её изменений, ориентации в видах и формах документации, поскольку нормативно-правовые акты, на основе которых устанавливаются правила кадрового делопроизводства, регулярно изменяются, стандарты работы с документами пересматриваются. Все новости в области кадрового учёта и актуальная литература на тему кадрового делопроизводства представлена на сайте mediapro.com.ua.
