Адаптация новых сотрудников в организации

Адаптация персонала в организации помогает новому сотруднику быстрее освоить служебные обязанности и стать полноценным членом коллектива. Ведь в первые дни на новой работе человек сталкивается с некоторыми проблемами, поскольку приходится привыкать к условиям труда и незнакомой корпоративной политике. На многих предприятиях существует специальная программа адаптации, которой занимается HR-менеджер.

Что такое адаптация персонала

В общем смысле, адаптация — это процесс формирования у субъекта умений и навыков взаимодействия с окружающей средой. Применительно к трудовой деятельности, каждый новоприбывший работник испытывает стресс, т. к. на начальном этапе приспосабливается к сложившимся условиям организации труда, прислушиваясь к требованиям руководства и налаживая общение с коллегами.

В трудовом коллективе адаптация сотрудников происходит одновременно в двух направлениях:

• сотрудник в процессе знакомства с организационными особенностями делает собственные выводы о корпорации;
• работодатель оценивает возможности нового кадра.

Руководители компаний должны уделять достаточно времени выстраиванию нормальной корпоративной и кадровой политики. Такой подход сократит издержки, связанные с утечкой кадров, поскольку чаще всего сотрудник решает уволиться еще в первые недели работы на новой должности. Происходит это из-за отсутствия должной поддержки в адаптационный период.

Зачем необходима адаптация персонала в организации

Работодатели вкладывают много временных и денежных ресурсов, набирая узкоспециализированный и квалифицированный персонал, и напрямую заинтересованы в том, чтобы сотрудники сразу влились в команду и выполняли поставленные задачи. Но даже опытный работник проходит через адаптацию как при найме, так и в случае перевода на новую должность, иногда связанного с переездом в другой город.

Этот период длится 2 недели или несколько месяцев — здесь все зависит и от индивидуальных особенностей личности и от рода занятия. По мнению американских аналитиков, подготовка и окончательная адаптация к работе топ-менеджеров занимают гораздо больше времени — от 5 месяцев до полугода.

Основные проблемы новичков

Сильное психологическое напряжение на новом месте испытывают молодые неопытные выпускники вузов или других учебных заведений, а также женщины сразу после декрета.

Главные страхи этих людей связаны:

• с риском потерять работу, не справившись с прямыми обязанностями или провалив сроки сдачи проекта;
• трудностями установления контактов с руководителем и коллегами;
• неуверенностью в компетенции, возможными ошибками из-за пробелов в знаниях;
• поддержанием собственной репутации в новом коллективе.

На сложном производстве новичку нужен наставник, контролирующий все его действия, чтобы предотвратить травмы и несчастные случаи, часто возникающие на этапе адаптации.

Виды адаптации

Адаптация бывает производственной и внепроизводственной. Первая включает в себя уровень профессиональной подготовки, психофизиологические особенности индивида, его способность к самоорганизации. Также сюда входят необходимость применения к работнику тех или иных организационно-административных методов управления, система экономической мотивации, соблюдение санитарно-гигиенических норм.

Каждый сотрудник после удачного собеседования должен получить четкий инструктаж, в котором разъясняются субординация в компании, распределение обязанностей, особенности оплаты труда и премирования. Менеджер по персоналу или другое ответственное лицо обязывается ввести новичка в курс дела относительно должности, рассказать о правилах поведения в компании, существующем дресс-коде и т. д.

Второй вид адаптации, не имеющий отношения к производственной деятельности, подразумевает организацию неформального общения между сотрудниками, направленного на установление дружеских связей в коллективе.

Сюда можно отнести:

• проведение корпоративных вечеринок;
• организацию спортивных мероприятий и соревнований, пикников, совместного отдыха.

Этапы адаптации персонала

Существуют следующие стадии адаптации:

1. Оценивание профпригодности сотрудника, его подготовленности к работе, которое проводится еще на собеседовании. Здесь необходимо определить, трудился ли человек прежде в аналогичных условиях, понимает ли все организационные вопросы, утвержденные фирмой.
2. Предоставление общей информации о структурных подразделениях фирмы, принципах их взаимодействия, рассказ об истории становления компании, традициях с последующим знакомством с другими членами коллектива, осмотр рабочего пространства в офисе, личном кабинете.
3. Практическая ориентация нового сотрудника на рабочем месте, заставляющая его применить полученные теоретические знания в работе, приобщение к коллективному труду. В этот период испытательного срока необходимо проследить за тем, чтобы работник ознакомился с основными ценностями корпорации, понимал и соблюдал все содержащиеся в уставе компании правила, установил контакт с руководителем и коллегами.
4. Полноценное включение в деятельность фирмы, наступающее после преодоления основных сложностей адаптации.

Основные методы

Существуют материальные (заработная плата, премии, другие денежные вознаграждения) и нематериальные (мероприятия для быстрого включения в жизнь коллектива) методы адаптации.

Неформализованного сопровождения

Данный метод включает:

• беседу новичка с рекрутером или непосредственно с руководителем, уточнение необходимой информации о работе;
• прикрепление наставника, сопровождение в течение всего периода стажировки или испытательного срока;
• проведение семинаров и тренингов, организация командных игр для сотрудников, совместный просмотр образовательных фильмов и программ.

Менеджер по управлению персоналом рассказывает новичку об особенностях выстраивания коммуникационных связей внутри коллектива.

Метод проведения мероприятий

Корпоративные мероприятия помогают сблизить людей, способствуют неформальному общению между ними. В дружном коллективе нередко проводятся чаепития, организуются обеды в кафе, коллеги поздравляют именинников, дарят им подарки. В крупных корпорациях начальники организуют мероприятия в отдельных подразделениях фирмы.

Перед корпоративной вечеринкой новичка нужно предупредить, в какой одежде прийти на мероприятие, по возможности познакомить с наиболее активными работниками, которые представят его остальным коллегам. Планированием праздников занимается менеджер по персоналу или руководитель производственного звена.

Корпоративный PR

Следует понимать ценности компании и соответствовать им. Руководство фирмы может издать специальную инструкцию, где изложены правилами поведения сотрудников. В нее включаются, например, сведения о продолжительности рабочего дня, перерывов, количестве выходных, требования к дресс-коду, содержанию рабочего места.

Командный тренинг

Командные тренинги внутри корпораций проводятся редко и только под руководством опытных тренеров. Этот метод применяют, если в сложившемся коллективе наблюдается явная неприязнь к новому специалисту, несмотря на его опыт и квалификацию. Участники тренинга вправе высказать свое недовольство работником и попробовать вместе разрешить конфликт. Проблемы устраняются при помощи деловой игры.

Руководителю, недавно занявшему свой пост, командный тренинг поможет быстрее разобраться в системе межличностных отношений, сложившихся в коллективе.

Методы организационной адаптации

Каждый вновь прибывший в штат компании работник должен понимать, что от него требуется, и в этом ему помогут разобраться коллеги и кураторы. Они подскажут, где взять командировочные, как заказать билеты для деловой поездки и многое другое.

Инструктаж в подразделениях

Представители руководящего звена должны рассказывать новичкам о требованиях, выдвигаемых к работникам в различных подразделениях фирмы. На помощь придут краткие и простые текстовые инструкции.

Папка нового сотрудника

В этой папке размещается вся информация о компании, необходимая новичку. Она может составляться в электронном или печатном виде, как брошюра или справочник. Иногда работодатели делают для новых сотрудников видеопрезентацию, в которой рассказывается обо всех аспектах деятельности фирмы.

Интернет-сайт

Если у компании есть сайт, руководители и менеджеры размещают на нем информацию не только для клиентов, но и для работников. Здесь можно рассказать, как заполнить документы при трудоустройстве, какие навыки наиболее важны.

Подход, ориентированный на профессию

Рекрутеры строго следят за тем, чтобы все члены коллектива выполняли свои должностные обязанности.

Необходимо поставить понятные задачи перед новыми сотрудниками на период их испытательного срока. Будут полезны подготовленные должностные инструкции.

Основные ступени адаптации

Вначале работник демонстрирует коллективу свой профессионализм. В это время изучается досье специалиста, опыт работы, анализируются навыки и умения. На втором этапе проводятся инструктирование человека, его обучение и стажировка, применяются программы для полноценной адаптации.

На следующем этапе новый сотрудник выполняет свои обязанности, используя полученные инструкции, методом проб и ошибок. В этот сложный момент специалист определяется, подходит ему новая должность или нет, и, возможно, покидает компанию. Решение зависит и от того, смог ли работник влиться в коллектив.

Разновидности адаптированных сотрудников

1. Личности, которые не смогли стать частью коллектива и не в состоянии выполнять возложенные на них обязанности.
2. Целеустремленные и трудолюбивые профессионалы, отрицающие необходимость выстраивания межличностных взаимоотношений с коллегами.
3. Работники, ставшие ядром коллектива, но не выполняющие работу эффективно.
4. Полностью адаптированные сотрудники.

Ориентационная программа

Сюда входят следующие мероприятия:

1. Первое знакомство с предприятием: рассказ о становлении компании, традициях, сфере деятельности, целевой аудитории и иерархии.
2. Описание используемой кадровой политики: условий повышения в должности, норм трудового дня, способов повышения квалификации.
3. Уведомление об оплате труда, премиях, командировочных, праздничных и сверхурочных.
4. Уточнение вопросов, связанных с имеющимися социальными льготами.
5. Экскурсия в различные отделы компании.

Как спланировать программу адаптации

Современные руководители нанимают специалистов, которые занимаются планированием и внедрением адаптационной программы для новых кадров. Учитываются должности лиц, специфика деятельности фирмы, продумываются меры для первичной и вторичной адаптации.

Образец положения об адаптации персонала

В самом начале инструкции прописывается заголовок документа «Cтандарт предприятия».

Затем следуют пункты:

• «Сферы применения»;
• «Основные термины и определения»;
• «Схема адаптации персонала и необходимость ее использования»;
• «Порядок проведения собеседования».

Оценка системы адаптации персонала

На этом этапе проводится проверка полученных сотрудником знаний: рекрутеры с помощью тестирования и анкетирования определяют, насколько специалист усвоил правила и нормы работы в коллективе фирмы. При проверке учитываются все детали: проблемы, возникшие в момент вступления в должность нового работника, споры и разногласия с коллективом и руководителями.