Как перевести сотрудника на удаленку из-за коронавируса

В связи с коронавирусом введен ряд жестких ограничений, влияющих на экономику страны. Перевод на удаленную работу сотрудников — эффективный способ решения этой проблемы. Работодатели принимают срочные меры, направленные на продолжение деловой активности в сложных условиях борьбы против распространения опасной пандемии. Осуществляя временную реорганизацию, необходимо соблюдать все нормы российского трудового законодательства.

Официальный приказ о необходимости перевода

Дистанционное трудоустройство практикуется уже несколько лет и регулируется ст. 312 Трудового кодекса РФ.

Из-за карантина применение правовых норм, предусмотренных законодательством, расширилось.

Основанием для изменения режима работы служит внутренний приказ о переводе на «удаленку» отдельного сотрудника или группы лиц, способных выполнять должностные обязанности на дому.

Образец бумаги на одного сотрудника

Распоряжение руководителя предприятия составляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать следующие положения:

1. Обоснование меры угрозой массового вирусного заражения.
2. Объем служебных обязанностей работника, действующего в удаленном режиме (полный, частичный).
3. Ссылку на достигнутое согласие между работодателем и сотрудником.
4. Указание начальнику отдела кадров, на которого возлагается обязанность по документальному оформлению изменений трудового регламента (составляется новый договор найма или дополнительное соглашение).
5. Перечисление мер по обеспечению технической возможности дистанционной работы с указанием ответственных лиц.
6. Порядок контроля деятельности сотрудника.
7. Ссылку на заявление о переводе работника на удаленный режим выполнения обязанностей.
8. Подпись, свидетельствующую об ознакомлении с приказом.

Аналогичные индивидуальные приказы издаются в случае перевода на дистанционную работу нескольких членов коллектива (до 5 чел.)

Если необходим перевод группы людей

Работа на дому целых организаций или части их штатного состава регламентируется ТК РФ (гл. 49.1). Оформить эту меру противодействия распространению вируса можно после проведения собрания коллектива.

Текст приказа содержит следующие дополнения:

1. Ссылку на протокол собрания коллектива компании и его решение.
2. Список работников, подлежащих переводу на дистанционное выполнение служебных обязанностей.

Во всем остальном документ аналогичен распоряжению о переводе на надомную работу 1 сотрудника.

Является ли мера обязательной для всех

Принудительный переход на «удаленку» возможен, но ст. 74 ТК РФ требует предупредить о нем как минимум за 2 месяца. В условиях карантина это условие практически невыполнимо. При этом его нарушение противоречит трудовому законодательству.

Указ № 12-УМ, изданный мэром Москвы 5.03.2020, помимо других неотложных мер (режим тишины), обязывает работодателей города выполнять следующие требования:

• организовать контроль температуры, а в случае выявления признаков болезни отстранять их от выполнения обязанностей;
• содействовать работе в режиме самоизоляции по месту жительства.

Это распоряжение стимулирует нанимателя принимать меры по организации дистанционной занятости его сотрудников. При этом он должен соблюдать действующие юридические нормативы.

Временный перевод офиса на «удаленку», согласно ст.57 ТК РФ, меняет одно из существенных условий трудового договора, касающееся места выполнения служебных обязанностей. Поэтому в условиях карантина он возможен только на добровольной основе.

Если сотрудник не может или не желает работать из дома

Вынужденная мера по организации удаленной занятости редко встречает активное противодействие персонала. Руководитель может убедить коллектив в том, что условия труда не ухудшаются.

В случае возникновения конфликта аргументом послужит ст.83 ТК РФ, наделяющая работодателя правом увольнять персонал в чрезвычайных ситуациях по своей инициативе в упрощенном порядке.

Как охраняется труд работников

Перевод сотрудников на удаленную работу лишает руководство возможности лично контролировать условия их труда. Обеспечение безопасности сводится к проведению инструктажа по использованию технических средств в процессе выполнения служебных обязанностей и оказанию медицинской помощи при несчастных случаях.

Знание правил ТБ проверяет аттестационная комиссия в порядке, предусмотренном ст. 312.3 ТК РФ. Особые условия (если они есть) подробно описывают в допсоглашении.

Закон не обязывает работодателя создавать удаленному персоналу безопасные условия, но требует вести расследование несчастных случаев с целью выяснения следующих обстоятельств:

• причины нанесения вреда здоровью или жизни;
• наличие связи происшествия с выполнением служебных обязанностей;
• выявление виновных лиц;
• выработка мер по предотвращению повторения подобных ситуаций.

Результаты расследования легких несчастных случаев (не приведших к человеческим жертвам и тяжким увечьям) оформляют актом комиссии из 3 человек и более, включая специалиста по охране труда, а также представителей работодателя и профессионального союза.

Подготовка к переводу

После того как работник написал заявление о переводе на удаленную работу, руководитель издает приказ, на основании которого составляется дополнительное соглашение или заключается новый трудовой договор. Затем решают технические вопросы.

Установка необходимого софта на ПК

Программное обеспечение компьютера, предназначенного для дистанционной работы, должно соответствовать требованиям, принятым на предприятии.

Оно включает средства для выполнения следующих функций:

1. Оперативная видеосвязь работника с его непосредственным руководителем и другими сотрудниками.
2. Чат внутри компании.
3. Личный календарь.
4. Доступ к облачным хранилищам информации.
5. Почтовая электронная служба с защитой ящика от несанкционированного проникновения.
6. Электронные антивирусные средства.
7. Софт, предназначенный для решения специализированных задач, непосредственно связанных с деятельностью сотрудника.

Если предприятие в состоянии обеспечить работников техникой, которой они привыкли пользоваться в офисе (с уже установленным ПО), то это сократит время их адаптации к удаленному режиму. Законодательство не требует от нанимателей предоставления оборудования сотрудникам, но дает им такое право.

Переговоры с кадровой службой

Приемы на работу и увольнения персонала продолжаются при работе фирмы в дистанционном режиме.

Кроме того, в обязанности удаленного отдела кадров входят следующие функции:

• ведение делопроизводства;
• перемещения на другие должности;
• учет рабочего времени и ведение табеля;
• контроль соблюдения графика отпусков;
• оформление поощрений и взысканий;
• выдача справок и других документов;
• занесение записей в трудовые книжки, личные дела и персональные карточки сотрудников;
• проведение онлайн-интервью с соискателями вакансий и анализ их резюме;
• написание должностных инструкций.

Входящая и исходящая информация удаленного кадрового отдела должна быть надежно защищена от несанкционированного проникновения. Обязанности по усилению защиты каналов связи возлагаются на системного администратора.

Проверка возможности сотрудника осуществлять деятельность

Главным критерием оценки работы является ее конечный результат.

Также возможен промежуточный анализ выполнения дистанционных заданий по контрольным точкам:

• качественные показатели;
• соблюдение установленного графика;
• наличие недоработок;
• тенденции к увеличению или снижению оценки труда;
• возможность повышения эффективности специалиста.

Без глубокой и непрерывной обратной связи контроль работы сотрудника невозможен. Постоянный доброжелательный контакт с непосредственным руководителем стимулирует самоорганизацию и повышает дисциплину всего коллектива.

Документооборот на удаленной работе

Программы ЭДО получили распространение при офисном режиме работы компаний. Удаленная бухгалтерия требует полного перевода первичной документации в цифровую форму.

Для этого используют усиленные электронные подписи, которыми снабжают сотрудников, уполномоченных оформлять счета-фактуры, накладные, контракты и т. д. Эти средства обеспечения санкционированного доступа предоставляют банки по запросу руководства предприятия. Носителями служат флеш-накопители.

Корректировка рабочего дня и распределения задач

Специфика удаленного трудоустройства состоит в том, что на работника оказывают влияние отвлекающие факторы домашней обстановки. В связи с этим возможен пересмотр привычного временного графика, если характер обязанностей позволяет его смещение, но не более чем на 2 часа.

Повышению эффективности труда при дистанционной занятости способствует применение следующих приемов тайм-менеджмента:

1. Жесткое планирование 60% продолжительности рабочего дня. Оставшийся период целесообразно оставлять на решение внезапно возникающих проблем.
2. Разделение поставленных задач по принципу двухуровневой приоритетности с выполнением до и после обеденного перерыва. Чем важнее вопрос, тем скорее и интенсивнее следует прилагать усилия для его решения.
3. Установление дедлайнов. Наличие предельного срока исполнения задания стимулирует сотрудников.
4. Группирование однотипных задач в блоки с целью минимизации продолжительности подготовительных мероприятий.
5. Контроль соблюдения плана. Осуществляется в ходе ежедневных совещаний или по отчетности.

Эффективность удаленного труда во многом зависит от способности работника к самоорганизации, но работодатель, устанавливая регламенты, содействует ее повышению.

Определение оплаты труда

Права всех трудоустроенных граждан законодательно уравнены независимо от того, выполняют они свои должностные обязанности на стационарном рабочем месте или дистанционно.

При переводе на удаленную работу зарплата может быть уменьшена только по согласию сотрудника. Если такая необходимость обусловлена трудным финансовым положением предприятия, работника следует убедить в добровольном принятии новых условий начисления вознаграждения.

Разработка контроля деятельности

Перевод офиса на «удаленку» ставит перед руководством задачу мониторинга работы сотрудника на протяжении рабочего дня. Для этого применяют программно-технические средства связи: мобильные телефоны, корпоративный чат, а в некоторых случаях «Скайп» (если характер разговора допускает применение незащищенных каналов).

Полный контроль деятельности удаленного персонала невозможен. Главным признаком эффективного труда служат качественно выполненные задания.

Составление нового договора

Перевод, тем более временный, штатных сотрудников на удаленный режим не требует заключения нового трудового договора. Он нужен в случае первичного найма работника, в т. ч. в гражданско-правовой форме (подряд, оказание услуг и т. д.). Текст этого документа содержит несколько обязательных пунктов.

Указание причин перевода

Изменение условий и места выполнения обязанностей обосновывается угрозой вирусной эпидемии, которой подвергаются Россия и другие страны, и стремлением обезопасить от нее работников. Кроме того, необходима ссылка на заявление с просьбой перевести на удаленный режим.

Место и новый режим деятельности

В этом пункте указывают адрес, по которому сотрудник будет выполнять свои обязанности, а также его рабочий график. Законодательство допускает удаленное трудоустройство не только по месту постоянной регистрации проживания. Свою локацию работник выбирает сам.

Ознакомление с трудовым кодексом и информация по охране труда

Членов коллектива необходимо ознакомить с правилами безопасного пользования техническими средствами, предоставленными или рекомендованными работодателем для выполнения заданий на дому.

Инструктаж проводится в порядке, предусмотренном российским трудовым законодательством. Работник расписывается в его прохождении.

Каждый член коллектива должен быть подробно информирован о своих правах и обязанностях. В частности, ему должно быть известно о том, что перевод на дистанционный режим возможен только с его согласия.

Дополнительные документы при вверении материальных ценностей

Передача основных средств в пользование дистанционно занятому сотруднику производится по акту приема-передачи, составляемому в 2 экземплярах. В нем перечисляются предметы, поступающие в распоряжение работника, с указанием их отличительных признаков (например, заводского или инвентарного номера). За сохранность выданных ценностей получатель несет материальную ответственность.

Перечисление средств связи

В пункте указывают каналы коммуникации, по которым осуществляется обмен сведениями внутри предприятия. Особое внимание уделяют информационной безопасности и способам доставки материалов в физическом (бумажном) виде.

Порядок контроля деятельности сотрудников

Условия систематической проверки работы включают следующие требования, которые обязан соблюдать сотрудник:

• периодичность отчетности;
• причины выхода на связь;
• обязательность участия в чатах и конференциях;
• предельное время ожидания ответов на звонки.

Порядок контроля устанавливает руководитель.

Образец дополнительного соглашения к действующему трудовому договору

Составление допсоглашения — наиболее распространенный способ документального оформления перевода на удаленный режим работы. Его главное преимущество состоит в сохранении изначального договора найма.

В документе указаны лишь пункты, подлежащие временному изменению. Существует образец, ориентируясь на который руководитель может учесть специфику выполнения трудовых обязанностей для каждой должностной единицы.

Он включает следующие обязательные пункты:

1. «Шапка»: название документа, дата, город.
2. Информация о договаривающихся сторонах: наименование организации-работодателя, Ф.И.О. сотрудника и его должность.
3. Ссылка на действующий ТД, дополняемый данным документом.
4. Новые редакции разделов договора, подлежащих коррекции: адрес, по которому член коллектива обязуется исполнять свои должностные обязанности, график работы, способы осуществления связи и другие условия, претерпевающие изменения.
5. Подтверждение неизменности остальных положений действующего договора.
6. Срок действия допсоглашения.
7. Количество экземпляров (2 шт.).

В документе могут быть оговорены дополнительные условия: компенсация износа личных технических средств при их использовании для нужд предприятия, особенности ненормированного рабочего графика и т. д.

Порядок перевода госслужащих

Методику организации дистанционной работы государственных структур регламентируют рекомендации Минтруда РФ, изданные 16.02.2020. Мероприятия проводятся в рамках действующего российского законодательства и направлены на нивелирование риска распространения вирусной инфекции. Они предусматривают различные способы уменьшения количества посетителей в учреждениях.

В качестве одного из способов достижения этой цели в п. 2.2 этого документа указан перевод на дистанционный режим, если это возможно. Рекомендации адресованы федеральным и региональным органам власти и касаются всего персонала госучреждений, в т. ч. вспомогательного.

Расторжение договора по желанию работодателя

Российское трудовое законодательство допускает увольнение работника по инициативе нанимателя в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, в число которых входит и угроза эпидемии.

Кроме того, расторжение трудового соглашения возможно при ненадлежащем выполнении обязанностей, неоднократном несоблюдении трудовой дисциплины и грубом нарушении особых условий, внесенных в договор согласно ст. 312.5 ТК РФ.

Общие особенности работы на «удаленке»

Дистанционное функционирование предприятий и их отдельных подразделений практиковалось задолго до возникновения опасности пандемии. Примером может служить полностью интерактивный офис банка Тинькофф, перешедший на удаленную работу и не имеющий «физических» отделений.

Фирма, имеющая штат сотрудников, выполняющих обязанности на дому, снижает свои издержки на содержание помещения. Персонал не тратит время и деньги на поездки.

Главная проблема, возникающая при введении удаленного режима — отсутствие непосредственного контроля руководства. При грамотной постановке дела она преодолима.

Преимущества и недостатки «удаленки»

Причины роста популярности дистанционного трудоустройства у работодателей:

1. Снижение постоянных издержек на содержание предприятия.
2. Возможность привлечения иногородних специалистов.
3. Способность фирмы к быстрой адаптации в условиях изменения экономической обстановки и действия форс-мажорных факторов.

Сотрудников привлекают следующие преимущества удаленной работы:

1. Относительная свобода выбора графика выполнения заданий.
2. Минимизация расходов на транспорт.
3. Экономия времени на дорогу.
4. Увеличение времени общения с семьей.
5. Минимизация возможностей возникновения конфликтных ситуаций в коллективе.

К недостаткам дистанционного трудоустройства обе стороны относят отсутствие живого общения в коллективе и зависимость результативности труда от технических факторов (исправности оборудования и бесперебойности энергоснабжения).

Рекомендации по организации виртуального офиса

Эксперты, имеющие опыт создания удаленных рабочих мест и нормализации их взаимодействия, считают залогом эффективной работы соблюдение следующих правил:

1. Виртуальная команда должна постоянно находиться в информационном поле с вертикальными и горизонтальными связанными потоками данных. Для этого следует создать корпоративный чат и периодически проводить видеоконференции. Такая мера синхронизирует действия отдельных исполнителей и повышает их ответственность за результат.
2. Функции членов коллектива необходимо разделить, а перед каждым подразделением ставить задачи с четко очерченными границами полномочий. Такая постановка дела исключит конфликты.
3. На самых опытных сотрудников целесообразно возложить обязанности наставников или инструкторов.
4. Дефицит живого общения можно компенсировать созданием специального чата, в котором коллектив в свободное время будет обсуждать вопросы, не касающиеся работы.

Приняв перечисленные меры, руководитель преодолеет большую часть проблем, связанных с переходом на дистанционный режим.

Советы в связи с эпидемиологической обстановкой

Временный перевод на «удаленку» не является единственным и достаточным способом преодоления опасности массового заражения вирусом COVID-19. Следование рекомендациям Министерства труда лишь повышает степень защиты от инфекции.

Общий смысл всех мер, направленных на решение проблемы, состоит в максимальном сужении круга непосредственных контактов каждого человека с окружающими.

Угроза подстерегает в общественном транспорте, торговых точках и просто на улице. Ношение медицинских масок не исключает инфицирования воздушно-капельным путем, но существенно снижает его вероятность наравне с соблюдением простых правил гигиены.

Краткие выводы

В условиях карантина перевод сотрудников на удаленный режим выполнения должностных обязанностей — мера, призванная защитить персонал от опасности вирусного заражения. Осуществляя ее, не следует забывать о законодательных актах, регламентирующих отношения между нанимателем и работниками.

Для перевода на «удаленку» необходимо заручиться добровольным согласием сотрудника, которое он выражает в форме заявления на имя руководителя. Коллективное решение о переходе на дистанционное функционирование организации или офиса подкрепляется протоколом общего собрания.

Размер заработной платы не должен зависеть от места выполнения должностных обязанностей. Предприятия устанавливают на компьютеры сотрудников программный инструментарий, необходимый для удаленной работы. Наниматель не должен обеспечивать персонал техническими средствами, но имеет на это право.

Распорядок дистанционного выполнения обязанностей и критерии его оценки (качественной и количественной) регламентируются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой честью трудового договора в течение его срока действия.