Какие документы требуются при приеме на работу в первую очередь

Данную статью посвятим разбору вопроса о том, какие документы требуются при приеме на работу, и как грамотно произвести процедуру оформления трудоустройства. Здесь, казалось бы, нет ничего сложного: получил у нового работника необходимые личные сведения и занес в базу данных персонала компании. Однако существует и немало различных нюансов.

Какие документы нужны при приеме на работу?

Будущий сотрудник, согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, обязан представить нанимателю:

• паспорт или иной удостоверяющий личность документ;
• страховое свидетельство фонда государственного пенсионного страхования (при первом заключении трудового контракта это свидетельство оформляет работодатель);
• трудовую книжку. Исключением являются ситуации, когда контракт о сотрудничестве заключается впервые или рабочий приступает к деятельности на предприятии по совместительству;
• документы воинского учета (гражданами, которые могут быть призваны к военной службе, или являются военнообязанными);
• свидетельство об образовании, наличии специальных навыков и знаний, и о квалификации (если требования должности предусматривают наличие у кандидата специальной профподготовки);
• справку об отсутствии факта преследования по УК РФ или судимости (при трудоустройстве на должность, осуществление деятельности по которой не допускается лицами с судимостью или имеющими отношение к каким-либо уголовным производствам).

Кроме того, этой статьей ТК РФ также предусмотрено, что нужно при приеме на работу в отдельных случаях предъявить дополнительные бумаги, необходимость чего также регламентируется определёнными федеральными законами.

Рекомендуем почитать:

Образец заполнения анкеты при приеме на работу

Проанализировав вышеприведенный список, можно увидеть, что ни идентификационного номера, ни справки НДФЛ, ни каких-либо иных подобных бумаг в нем нет. Более того, Трудовым кодексом РФ установлен запрет на требование от трудоустраиваемых лиц представления любых иных документов, кроме предусмотренных законодательными актами.

Действия работодателя при непредъявлении всех документов

Как быть, если претендент на должность не предъявляет все необходимые бумаги при оформлении на работу, а именно идентификационный номер и другие нужные для расчетных операций по зарплате справки?

Отказывать, естественно, в оформлении по данной причине нельзя. Однако обязательно необходимо зафиксировать в документации факт непредоставления рассматриваемых документов, чтобы в дальнейшем обладать возможностью обоснования правильности начисления зарплаты, пособий, расчета налогов.

Осуществить это можно по-разному. К примеру, так:

• издать уведомление об обязательном предоставлении нужных кадровой службе компании документов, в котором четко прописать:

1. срок подачи этих документов;
2. причину затребования;
3. последствия, которые возникнут при отказе в подаче этих документов;

• данное уведомление зарегистрировать, работника с ним ознакомить под подпись, с последующим вручением ему одного экземпляра;
• в случае непредоставления работником по истечении указанного срока запрашиваемых документов:

1. истребовать письменное объяснение сотрудника;
2. можно вынести ему дисциплинарное взыскание-замечание;
3. при произведении расчетов исходить из имеющихся на момент осуществления этой процедуры сведений.

Зачастую, работодатели при непредъявлении нужных справок, отдают предпочтение иной схеме воздействия: требуют, ругают, грозят, или даже не принимают на работу. Однако, во-первых, это отнимает лишние энергию и силы, во-вторых, отрицательно сказывается на репутации адекватного работодателя, и, в-третьих, является менее эффективным.

Простое уведомление, изложенное доходчиво и грамотно, характеризуется намного большей результативностью, и при этом является еще и подтверждением юридической грамотности организации. А теперь более подробно рассмотрим, какая документация нужна для приема на работу, и в каких случаях новый работник обязан ее предъявить.

Паспорт при трудоустройстве

В Российской Федерации основным, удостоверяющим личность гражданина, документом является паспорт. Если он есть, то какие могут возникнуть вопросы? Тем не менее и здесь важно быть осведомленным в кое-каких нюансах. К примеру, при каких обстоятельствах паспорт признается недействительным? При рассмотрении этого вопроса будем опираться на «Положение о паспорте гражданина РФ» от 8 июля 1997 г. № 828.

П. 6 Положения определяется, что «паспорт, в который внесены сведения, записи или отметки, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным».

Какие отметки в паспорте допустимы, а каких не должно быть?

П. 5 Положения определено, что в паспорте допустимыми являются следующие записи:

• о регистрации гражданина по месту постоянного проживания и его снятии с учета;
• о браке и его расторжении;
• для граждан, достигших восемнадцатилетнего возраста, о воинской обязанности;
• о детях;
• о выданных ранее документах, которыми удостоверяется личность российского гражданина в пределах территории страны;
• о выдаче удостоверяющих личность гражданина-россиянина за пределами РФ документов.

При желании на то обладателя паспорта, в нем также могут содержаться сведения:

• о его резус-факторе и группе крови;
• об ИНН налогоплательщика.

Итак, паспорт должен рассматриваться кадровиками на предмет наличия каких-либо посторонних отметок. И если последнее все-таки имеет место, приниматься этот документ в качестве удостоверяющего личность не может. Он считается недействительным, и подлежит замене согласно тому же Положению № 828.

На практике нередко можно встретить ситуацию, когда паспорт является просроченным, то есть со дня исполнения гражданину 20 или 45 лет прошло больше месяца. Если четко следовать букве закона, просроченный паспорт не считается недействительным, поскольку подобное не определено федеральным законом. Однако в последнем однозначно прописано то, что «По достижении гражданином РФ 20 и 45 лет его паспорт подлежит замене».

В таком случае в трудоустраиваемой компании обязаны указать будущему сотруднику на факт наличия такой ошибки в документах при приеме на работу, и обязательно отправить его обменять паспорт. Законом предусматривается, что, при необходимости, гражданину на время оформления нового паспорта может быть выдано Временное удостоверение личности гражданина РФ, являющееся, по сути, заменой основному документу, и подлежащее применению во всех случаях предъявления паспорта для совершения разных юридических действий.

Иные удостоверяющие личность документы

На сегодняшний день в Российской Федерации отсутствует единый нормативно-правовой акт, которым бы устанавливался перечень бумаг, удостоверяющих личность гражданина во всех случаях применения законодательства. Однако имеется немалое количество отдельных актов, которыми определяются виды таких документов для применения в определенных случаях.

Чтобы выступать в качестве удостоверяющего личность, документ должен содержать:

• личную фотографию его обладателя;
• полные Ф.И.О.;
• дату, номер выдачи;
• срок действия;
• наименование учреждения или органа, выдавшего его;
• адрес или местонахождение этого органа;
• печать и подпись руководителя или должностного лица выдавшей документ организации.

В частности, документацией, удостоверяющей личность, может выступать:

• свидетельство о рождении (для российских граждан, которые не достигли четырнадцатилетнего возраста);
• паспорт моряка;
• удостоверение военнослужащего федерации;
• военный билет (для сержантов, солдат, матросов и старшин, которые числятся на военной службе по призыву или на контрактной основе);
• временная удостоверяющая личность российского гражданина справка по форме № 2-П, выдаваемая сроком до 60 дней.

Возможно ли принятие на работу по заграничному паспорту?

Загранпаспорт — бумага, удостоверяющая личность гражданина-россиянина за пределами РФ. Федеральным законом № 67 от 12.06.2002 установлен список «иных документов» для удостоверения личности:

• краткосрочное удостоверение, которое выдается в период замены общегражданского паспорта;
• военный билет;
• удостоверение личности российского гражданина, по которому тот осуществляет въезд в страну согласно действующему законодательству, одним из актов которого регулируется порядок двустороннего пересечения границы России (для лиц, проживающих на постоянной основе на территории другого государства);
• справка определенной формы, которая выдается гражданам РФ, содержащимся в местах пребывания под стражей, в утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти порядке.

Из этого следует, что, при наличии в загранпаспорте отметки о проживании на постоянной основе за границей, он может быть использован в качестве удостоверения личности, и может считаться таковым при трудоустройстве. Другими словами, если россиянин постоянно живет за пределами территории Российской Федерации, его можно оформлять на работу по трудовому договору при подаче заграничного паспорта.

Последовательность действий после принятия документов

Итак, все запрашиваемая организацией документация новым работником подана. Какие действия должны быть предприняты далее?

Шаг 1. Проверка подлинность предоставленной документации.

Шаг 2. Регистрирование принятой от трудоустраиваемого гражданина трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При первом поступлении гражданина на работу трудовая книжка должна быть открыта и заполнена кадровиками самой организации.

Шаг 3. Помещение трудовой на хранение. Эти книжки во всех организациях должны храниться отдельным массивом, в несгораемом сейфе или шкафу.

Шаг 4. Перенесение нужных данных в личную карточку сотрудника, составленную по форме № Т-2.

Шаг 5. С целью оформления личного дела или иных требующих подобных действий случаях, снятие с документов копий с последующим их заверением и подкреплением к делу.

Шаг 6. Возвращение документов гражданину, принимаемому на работу.