Для эффективного управления современной компанией важна не только система поиска и отбора квалифицированного персонала, но и качественная расстановка кадров. Последнее означает, что каждый работник должен занимать должность, выполнять обязанности, которые наилучшим образом отвечают его опыту, знаниям, личным качествам.
В чем заключается процедура
Правильное распределение кадров обеспечивает гармоничную работу отделов с учетом личных интересов каждого сотрудника.
Процедура строится на трех важных принципах:
- Соответствие. Морально-этические, деловые качества работника должны соответствовать должности. Есть методы, которые выявляют это соответствие.
- Перспективность. Для оценки потенциала кандидата важны его возраст и здоровье. Опираясь на эти факторы, решают, каким образом повышать квалификацию каждого сотрудника, сколько лет он будет занимать должность.
- Сменяемость. Однообразные обязанности без роста чреваты трудовой стагнацией и выгоранием. Поэтому организуют порядок внутрифирменных перемещений и взаимной подмены.
Вместе отбор и расстановка сотрудников помогают построить замещение должностей, основываясь на данных комплексной оценки, прогнозируемой карьерной лестнице, условиях труда и заработной плате. Подразумевается такой карьерный рост, при котором оценивают потенциал, личный вклад, возраст сотрудника, его опыт, навыки и наличие вакансий.
Это способствует созданию конкурентных условий труда и спланированному движению кадров, подразумевающему повышение, понижение, внутреннее перемещение и увольнение с учетом непрерывной оценки работников и их личных интересов.
Психологические аспекты
При первоначальном подборе кадров трудно учесть психологические аспекты. Однако после того, как работник проходит период адаптации, возникают нюансы, которые следует учесть при расстановке кадров. Так, психологическая несовместимость приводит к падению работоспособности других членов коллектива. Поэтому важно разносторонне оценивать сотрудника, создавать условия для его развития.
Основные показатели, которые следует учесть:
- психологическая адаптация в коллективе, приверженность и умение строить отношение с коллегами;
- соблюдение трудовой дисциплины, исполнительность;
- содействие развитию компании, инициативность, творческий подход и генерация новый идей;
- системное мышление и аналитические способности, применяемые не только при выполнении собственных обязанностей;
- самосовершенствование, стремление к личностному и профессиональному росту;
- сложившаяся роль в коллективе и усилия сотрудника по ее поддержанию или изменению.
Оптимизация рабочего процесса
Распределение и развитие персонала важны для оптимизации рабочего процесса, поскольку обеспечивают следующие условия:
- Все структурные подразделения компании равномерно загружены, эффективно взаимодействуют между собой.
- Каждый сотрудник хорошо знает свои задачи и степень ответственности. К нему предъявляют требования в соответствии с опытом и квалификацией.
- Работники взаимозаменяемы. При этом не возникает стрессовых ситуаций, поскольку коллеги заранее изучили смежные профессии.
- На каждом управленческом уровне ротация персонала происходит равномерно, с учетом карьерных планов членов коллектива.
Необходимость грамотной расстановки кадров
В практическом смысле продуманная расстановка персонала позволяет HR-менеджеру и руководителю быть в курсе ситуации в компании, избегать потери ценных сотрудников, прогнозировать перестановки, структурировать и упростить процесс наставничества.
Также она необходима для решения следующих задач:
- предотвращение утечки персонала;
- быстрый анализ вакантных должностей;
- контроль за количеством студентов, лиц предпенсионного возраста среди сотрудников;
- анализ разницы заработных плат.
Информацию рекомендуют документировать. Это поможет оперативно найти нужные данные, подготовить отчет для собственника компании, сделать анализ текучести, продемонстрировать изменения и их результат.
Как организуется штатная расстановка кадров
Одним из важных, хотя и необязательных документов на предприятии является штатная расстановка. Ее не следует путать с аналогичным расписанием, утвержденным законодательно. Эти данные более «живые». С ними кадровик работает ежедневно, используя для оптимизации подбора, упрощения периода адаптации сотрудников, системной оценки.
Документ на расстановку кадров
Единой формы для этого документа не утверждено. Организация вправе использовать свой вариант, утвердив его внутренним приказом о расстановке кадров.
Чаще всего бумага содержит следующие данные:
- наименования структурных подразделений;
- список должностей;
- напротив занятых мест — фамилии сотрудников;
- возраст и уровень образования работников;
- размер зарплаты для каждой штатной единицы;
- дополнительная информации в соответствии с кадровыми целями.
Заполнение и ведение
Составить подобный документ несложно. Однако кадровику потребуется время, чтобы привыкнуть к его оперативному ведению. Удобнее всего вести таблицу в Excel или Word. В бумажном виде сложнее проследить связи, нельзя настроить фильтры или автоматический расчет.
Некоторые столбцы таблицы совпадут со штатным расписанием, поэтому рекомендуют оформлять расстановку на его основе, внеся недостающие данные на текущую дату.
Образец бумаги
Заполняют следующим образом:
- В шапке документа указывают название организации и дату оформления.
- Таблицу разделяют на блоки, равные количеству подразделений компании. Каждому блоку предшествует подзаголовок с названием отдела.
- В соответствующих столбцах указывают код подразделения.
- В столбце «Должность» перечисляют специальности, при необходимости добавляя разряд, категорию и т.д.
- Для каждой специальности вписывают размер оклада и возможных доплат.
- В столбце «ФИО» указывают данные сотрудников.
- В столбце «Отпуск» прописывают дату ближайшего планового отпуска.
- Далее следует столбец для комментария. В нем может содержаться информация о повышении квалификации, принадлежности к возрастной группе и любые другие данные, важные для кадровика.
Сроки хранения
Штатная расстановка внесена в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который был утвержден в 2010 г. Согласно Перечню, документ хранят не менее 75 лет с даты утверждения.
Отличия от штатного расписания
Эти два документа схожи, но служат разным целям. Штатным расписанием утверждают количество сотрудников, исходя из имеющегося объема работы. Его форма утверждена законодательно, документ является обязательным. Расписание содержит информацию о должности, нужном количестве персонала и тарифной ставке.
Расстановка — необязательный документ, который используют для отслеживания текучести и упрощения аналитики по персоналу. Для полноты информации в нем указывают фамилии сотрудников и дополнительные комментарии.
