Порядок оформления работника

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, работодатель обязан официально регистрировать каждого сотрудника на его предприятии. Это необходимо для защиты прав трудящихся — им должны предоставлять социальные гарантии, отпуска и больничные, своевременно выплачивать заработную плату, увольнять только по уважительным причинам. Оформление работника возможно несколькими способами: устройство по трудовому или гражданско-правовому договору, аутосорсинг и аустаффинг.

Способы оформления сотрудника

В соответствии с Трудовым кодексом РФ наем работника на должность можно проводить несколькими способами. Самый распространенный из них — оформление трудового договора. Постепенно развивается рынок аутосорсинга и аутостаффинга. В некоторых регионах популярно неофициальное трудоустройство.

Трудовой договор

Это документ, в котором прописаны права и обязанности работника и работодателя. Он должен содержать следующую информацию:

• место работы (предприятие, структурное подразделение, филиал);
• трудовую функцию с указанием обязанностей и квалификации сотрудника;
• дату начала и окончания (в случае срочного договора) работы;
• условия оплаты, в том числе размер надбавок, премий, поощрений;
• распорядок, режим рабочего времени и перерывов;
• наличие компенсаций за сверхурочную, тяжелую или вредную работу;
• условия социального страхования;
• другие условия, предусмотренные законодательством, — например, обязанность не разглашать коммерческой тайны.

По договору работник обязан выполнять четко сформулированные обязанности в соответствии с внутренним графиком предприятия, а работодатель — предоставлять надлежащие условия труда, социальные гарантии и льготы, а также выплачивать заработную плату.

Договор бывает бессрочным и срочным. Последний заключается на сезонные работы и в случаях, когда требуется сотрудник на временную должность. Максимальный срок срочного договора — 5 лет. Если дата окончания не указана, соглашение считается бессрочным.

Договор может быть признан недействительным, если он ставит рабочего в невыгодное положение и противоречит ТК РФ.

Гражданско-трудовой договор

Договор гражданско-правового характера (ДГПХ) заключается на выполнение разовой работы или оказание услуги. В трудовые отношения стороны при этом не вступают. ДГПХ заключают, например когда работодателю нужен логотип или дизайн сайта. Его отличия от стандартного договора:

• работа выполняется один раз в заранее заданные сроки;
• работодатель не может контролировать действия работника, его график и т. д. — только оценивать промежуточные результаты;
• работодатель не должен обеспечивать сотрудника рабочим местом, материалами и т. д;
• сроки оплаты, размер аванса и полная цена услуги устанавливается по соглашению сторон и не регулируется ТК РФ;
• работнику не предоставляется трудовых гарантий и льгот;
• работодатель не платит взнос в ФСС (за исключением случаев, когда есть опасность производственной травмы);
• для трудоустройства не нужно документов, кроме самого договора, запись в трудовой книжке не делается;
• работник может привлекать третьих лиц к исполнению заказа.

Гражданско-правовой договор часто оказывается выгоднее и работодателю, и работнику. Но он подходит только для специфических ситуаций, когда сторонам не обязательно вступать в трудовые отношения. ДГПХ может быть переквалифицирован в трудовой договор решением суда по иску от самого сотрудника или налоговых органов.

Удаленная работа

Люди, заключившие договор на удаленную работу, выполняют свои обязанности на дому с помощью своих или выданных работодателем инструментов и средств. При этом они считаются штатными сотрудниками предприятия: за них нужно уплачивать налог, пересылать отчеты в Пенсионный фонд и т. д. Они имеют те же права и обязанности: могут уходить в отпуск, брать больничный, получать социальные льготы и гарантии при увольнении.

Поскольку на удаленных сотрудников распространяется закон о безопасности условий труда, перед трудоустройством иногда может быть нужен комиссионный осмотр дома или квартиры.

Аутсорсинг аутстаффинг или заемный труд

Аутсорсинг — это передача обязанностей сотрудников другой фирме. Часто вторая компания выполняет вспомогательные задачи, такие как техническое обслуживание, ведение счетов, программирование.

Различают следующие виды аутсорсинга:

1. Производственный аутсорсинг. На внешнюю организацию перекладывается часть производства. Пример такого аутсорсинга — реклама, когда наемная компания производит плакаты, вывески и т. д.
2. Аутсорсинг бизнес-процессов. Сторонняя компания выполняет функции управления — например, ведение бухгалтерии, планирование, анализ рынка.
3. IT-аутсорсинг. Нанятая фирма занимается информационными технологиями: разрабатывает программное обеспечение, настраивает компьютеры, проводит техническое обслуживание.

Нанимая стороннюю фирму для выполнения непрофильных узкоспециализированных задач, компания избавляется от необходимости искать отдельных сотрудников. Это выгодно, когда нужно сэкономить время и получить быстрый результат.

Преимущества аутсорсинга:

1. Экономия средств. Компании не нужно расширять штат и инфраструктуру для найма отдельных сотрудников, что снижает затраты. Кроме того, аутсорсинг помогает оптимизировать налоговые издержки.
2. Возможность сконцентрироваться на основной задаче. Поручая работу над рекламой, техническим обслуживанием, ведением счетов и другими непрофильными задачами компании-аутсорсеру, фирма вкладывает больше ресурсов в основное производство.
3. Улучшение качества работы. Привлекая аутсорсера, фирма поручает работу уже сложившейся группе специалистов. Это избавляет от неудобств и затрат, связанных с испытательными сроками, оптимизацией трудовых процессов и т. д.

Минусом аутсорсинга становится частичная потеря контроля над бизнес-процессами. Кроме того, законодательная база для этого вида трудовых взаимоотношений в России пока слаборазвита, поэтому есть риск мошенничества и некачественного выполнения работы.

Аутстаффинг — это перевод работника в штат компании аутстаффера. При этом он сохраняет старые права и обязанности, но работает на нового нанимателя. Это помогает сократить трудовые налоги на содержание рабочего и избавиться от неудобств, связанных с ведением учета, начислением зарплаты и т. д.

Неофициальное трудоустройство

Неофициальное трудоустройство не предполагает законодательных гарантий от работодателя и работника. Нередко такую форму найма выбирают начинающие ИП и владельцы малого бизнеса, которые не могут позволить себе уплатить налоги и нанимать отдельного человека для составления отчетов.

Из работников неофициальное трудоустройство предпочитают те, у кого проблемы с официальным: пенсионеры, инвалиды, люди с судимостью, женщины в декретном отпуске. Отсутствие официального дохода помогает сэкономить на уплате алиментов, налогов и других взносов.

Неофициальное трудоустройство влечет за собой риски. Работодатель может отказаться выплачивать зарплату, отнять право на отпуск или больничный, наложить на сотрудника неоговоренные штрафы и вычеты, уволить его в любое время. Поскольку официально трудовых отношений нет, защитить себя в случае конфликтов будет сложно.

Законодательную ответственность за рабочих без официального оформления несет работодатель. Его могут оштрафовать на сумму до 300 тыс. руб., заставить возместить неуплаченные налоги или отправить в тюрьму на срок до 2 лет. В качестве наказания возможна приостановка деятельности бизнеса или ИП на неопределенный срок.

Документы предоставляемые работником

Для устройства на работу сотруднику нужно предоставить следующие документы:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт, водительское удостоверение);
• трудовую книжку;
• ИНН;
• пенсионное свидетельство (мужчинам 18-27 лет);
• военный билет;
• документы о наличии соответствующего образования и квалификации (дипломы, сертификаты и т.д.).

Перечень документов может меняться в зависимости от должности. Работодатель вправе потребовать медицинскую книжку, справку об отсутствии судимостей и т. д.

Пошаговый процесс трудоустройства по трудовому договору

Традиционный способ оформления работника — составление трудового договора. Пошагово этот процесс происходит в 8 этапов.

Заявление о приеме на работу

Работник пишет заявление о приеме на работу. Это можно сделать от руки в свободной форме или оформить на распечатанном бланке. Директор предприятия или ответственный за прием новых сотрудников специалист подписывает его. Кроме подписи, необходима пометка «одобряю» или «согласен».

Медицинская справка

Второй шаг — получение медицинской справки. Она требуется не всегда, а только отдельным категориям работников. Среди них:

• сотрудники на должностях с вредными или опасными условиями труда;
• учителя;
• врачи;
• вахтовые работники;
• курьеры;
• продавцы;
• работники сферы питания;
• офисные рабочие, проводящие более 50% рабочего времени за компьютером;
• несовершеннолетние.

Сотрудник проходит обследование по направлению в больнице, после чего ему выдают справку о пригодности к работе.

Составление приказа о приеме на работу

Следующий этап оформления работника — составление приказа о приеме на работу. На его основе составляется договор. Приказ регистрируется в специальном журнале учета. Заполненный документ показывают сотруднику, который подписывает его.

Заключение трудового договора

Далее следует заключение трудового договора. В нем указывается вся важная информация, включая режим, размер зарплаты, должность, обязанности, наличие испытательного срока и т. д. Договор заключается в письменной форме. Стороны распечатывают и подписывают 2 экземпляра, один из которых хранится у работодателя, а второй — у сотрудника.

Оформление трудовой книжки

Если у работника нет трудовой книжки, работодатель оформляет ее самостоятельно. Все документы подобного типа ведутся по единой форме — ее можно купить в канцелярском или книжном магазине. Их заполняет специалист отдела кадров.

Оформление личного дела работника

После оформления трудовой книжки работодатель заводит личное дело работника. В нем хранится вся информация о сотруднике и копии его рабочих документов, включая паспорт, СНИЛС и ИИН.

Внесение записи в трудовую книжку

Если у работника есть трудовая книжка, работодатель вносит в нее новую запись. В ней должна быть информация о дате приема человека на работу, название должности, подпись уполномоченного лица (инспектора, директора, специалиста отдела кадров) и печать организации.

Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

Для ИП или предприятия, впервые нанимающего сотрудника на работу, последним этапом будет регистрация в государственных инстанциях. Среди них:

• ИФНС;
• ПФР;
• ФСС.

Уведомление на регистрацию нужно выслать только в ФСС. Налоговая инспекция и Пенсионный фонд автоматически зарегистрируют работодателя после первой квартальной отчетности.

Особенности трудоустройства удаленных работников

При оформлении удаленного сотрудника нужно заранее уточнить все условия его работы. К ним относятся такие данные:

• место работы сотрудника;
• его обязанности;
• методы оценки его деятельности;
• способы контроля работодателем сотрудника;
• даются ли сотруднику материалы и инструменты для удаленной работы;
• компенсирует ли работодатель затраты сотрудника на собственные материалы, инструменты и другие расходы, связанные с удаленной работой.

Все детали нужно подробно расписать в трудовой инструкции или договоре. Контролировать качество работы дистанционного работника сложнее, поэтому с ним обязательно заключают письменный договор, чтобы с его помощью отстаивать свои интересы в суде в случае возникновения конфликтов.

Трудоустройство несовершеннолетних и студентов

На работу можно нанимать несовершеннолетних старше 16 лет. Подросткам с 14 лет требуется письменное согласие родителей или опекуна на работу. Детей младше 14 лет можно устраивать на работу только в особых случаях, прописанных в статье 63 ТК РФ. К ним относятся:

• съемка в кино, рекламе;
• цирковые выступления;
• концерты.

Для такого трудоустройства требуется письменное согласие не только родителей, но и органов опеки. Последние устанавливают график и максимально возможное количество рабочего времени.

Рекомендуем почитать:

Особенности приема на работу несовершеннолетних

Все несовершеннолетние при устройстве на работу проходят медицинский осмотр. Это не зависит от характера труда.

Для тех, кому менее 18 лет, предусмотрены льготные условия работы:

1. Сокращенный рабочий день — максимум 4 часа в сутки в 14-15 лет, 5 — в 16, 7 — в 17-18.
2. Только пятидневная рабочая неделя.
3. Оплачиваемый отпуск длительностью 31 день. Его можно использовать до истечения нормативного периода в 6 месяцев с момента принятия.

Для несовершеннолетних запрещены:

• должности с полной материальной ответственностью;
• профессии с тяжелыми психическими нагрузками и стрессовыми ситуациями;
• вахтовые работы;
• командировки;
• работа в ночное время, выходные, праздники;
• сверхурочные;
• работа по совместительству;
• замена обязательного отпуска денежной компенсацией;
• установка испытательного срока.

Рабочий график несовершеннолетних или студентов не должен мешать их образованию. Поэтому нередко они устраиваются на работу на полставки в вечернюю смену или занимают сезонные должности во время летних каникул.

Особенности приема на работу к ИП

Индивидуальный предприниматель может оформить работника по трудовому или гражданско-правовому договору. Составление заявления и подача документов происходит так же, как при устройстве на предприятие.

Если с рабочим заключен договор, понадобится также регистрация в ФСС. Гражданско-правовые сделки этого не требуют, что облегчает получение единовременных услуг для ИП.

Сроки оформления документов

Работодатель обязан заключить договор с работником не позднее, чем через 3 дня после его поступления на работу и внести запись в его трудовую книжку в течение 5 дней после подписания соглашения.

Сроки рассмотрения, обработки и принятия документов при оформлении на должность официально не установлены и зависят от предприятия.