Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.
Что является обособленным структурным подразделением?
Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.
Характерные черты обособленного структурного подразделения:
- не является юридическим лицом;
- должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
- наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
- в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.
Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.
На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено. Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.
Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:
- вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
- вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
- ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.
Оформление работника в филиал/представительство
Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.
Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения. В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».
Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.
В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».
Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:
- коллективным договором (если он имеется);
- правилами внутреннего распорядка;
- другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.
После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.
В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.
Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение. Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.
Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.
Трудоустройство: Видео
Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении
Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.
При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством. В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.
Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения. Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.
Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.
Выбирая способ ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, нужно уделить внимание разбору всех существующих рисков и возможностей организации, включая территориальную удалённость от главного офиса, специфику деятельности, возможные способы обмена документацией, и так далее. Кроме того, четко должно быть соблюдены все установленные законодателем сроки, поскольку в противном случае может произойти не только наложение на соответствующих должностных лиц штрафов, но и административное приостановление деятельности организации на существенный срок.
