Данную статью посвятим тому, что собой представляют персональные данные, каким должно быть согласие на обработку персональных данных при приеме на работу, при каких обстоятельствах и кто может обладать доступом к субъектным сведениям о персонале.
Что считается персональными данными
Согласно статье 23 Конституции РФ, каждый человек обладает правом на неприкосновенность жизни, семейную, частную тайну, защиту своих имени и чести. Совокупностью правовых норм, установленных главой 14 ТК РФ, регулируются действия по сбору, хранению, обработке, передаче и использованию субъектных данных персонала организаций.
Среди локальных нормативных актов стоит акцентировать внимание на Положении о персонале, которые разрабатывается работодателем, и своим действием распространяется на коллектив компании, Положении о порядке использования личных сведений кадрового состава предприятия и других, подобных им.
Персональными данными сотрудника считаются сведения, необходимые работодателю для вступления с ним в трудовые отношения. Такие данные относятся к группе документированной информации, то есть сведений, зафиксированных на материальном носителе с идентифицирующими их реквизитами.
Объем и вид информации, составляющих личные данные, должны быть определены в соответствующем локальном акте компании.
Информацией, составляющей личные сведения, считается следующая:
- данные, которые предоставляет работник при трудоустройстве, установленные ст. 65 ТК РФ;
- данные, получаемые и создаваемые работодателем в период осуществления принятым на работу гражданином трудовой деятельности;
- сведения о сотруднике, которые хранятся у работодателя после расторжения с ним трудовых взаимоотношений.
Данные личного характера разделяются на два вида:
- сведения, являющиеся фактами, и не подлежащие субъективной оценке, к примеру, специальность, приобретенная сотрудником в ходе обучения в каком-либо учебном заведении;
- сведения оценочного характера, содержащиеся, в частности, в заключении аттестационной комиссии, характеристике и др.
Обработка персональных данных
Процедура обработки личных данных специалиста – совокупность отношений, которые возникают в процессе:
- формирования информационной базы на основе получения, комбинирования, хранения, документирования сведений о конкретном трудоустраиваемом гражданине в порядке, регламентированном ст. 86 ТК РФ;
- использования отдельной документации, а также иного рода информации, которая относится к числу личных данных специалиста, находящихся на хранении у нанимателя.
Субъектами таких взаимоотношений выступают:
- работодатель;
- работник (или его представитель);
- должностные лица, которые осуществляют обработку персональной информации;
- третьи лица, предоставляющие (или получающие) информацию о сотруднике.
Цели обработки субъектной информации кадров в организации:
- обеспечение соблюдения норм законодательства;
- обеспечение личной безопасности соискателей/рабочих;
- содействие в их трудоустройстве/карьерном росте;
- контролирование количества и качества трудовых процессов и обеспечение сохранности имущества организации.
Персональные данные: Видео
Нужно ли оформлять согласие
Законом не закреплена процедура обработки данных индивидуального характера о работниках, но в ст. 86 Трудового кодекса РФ приведен список общих требований, которые для обеспечения прав граждан предъявляются к обработке подобных сведений.
Среди них стоит назвать следующие:
- обрабатываться личные сведения о трудоустроенных могут исключительно в ранее указанных целях;
- определяя количественный перечень подлежащих анализу персональных сведений сотрудника, работодатель должен опираться на Конституцию РФ и содержимое иных федеральных законов;
- вся информация данного типа должна получаться исключительно у работника. В случае ее предоставления третьими лицами должно быть предоставлено согласие работника на обработку персональных данных в письменной форме;
- наниматель не обладает правом получения и обработки данных сотрудника о его частной (личной) жизни и религиозных, политических и любых других убеждениях. Если же подобное требуется условиями предстоящей профессиональной деятельности, то работа с такими материалами возможна лишь при документальном, то есть письменном, согласии на то работника;
- работодатель не может использовать данные личного характера, отражающих участие сотрудников в деятельности профсоюзных организаций или членство в общественных объединениях. Исключение являются случаи, определенные соответствующими федеральными законами;
- принимая решения, затрагивающие индивидуальные интересы сотрудника, наниматель не может брать за основу личные сведения о нем, которые были получены после проведения автоматизированного сбора подобных материалов;
- защищены данные личного характера персонала от утраты и неправомерного использования должны быть нанимателем за его счет в установленном ФЗ порядке;
- работник и/или его представитель должны быть под роспись ознакомлены с документацией организации, утверждающей порядок обработки субъектных данных каждого сотрудника, а также о своих обязанностях и правах в данной области;
- работники не обязаны отказываться от прав на защиту и сохранение тайны;
- меры по защите личных сведений о кадровом составе компании должны быть выработаны совместно работодателем, представителем работника и ним лично.
Нужно ли согласие
Согласно общим правилам, обрабатываться данные работников могут только с согласия на то последних (п. 1 ст. 6 Закон о персональных данных). Однако обязан ли работодатель при приеме на работу брать заявление об обработке персональных данных?
Статьей 6 указанного выше Закона установлено, что в большинстве случаев нанимателю не требуется получать согласие рабочего на обработку его личных данных, поскольку осуществление этой процедуры происходит в целях исполнения контракта о сотрудничестве.
Вместе с тем нередко на практике случается так, что получить заявление о согласии работника на обработку персональных данных при приеме на работу необходимо.
В таком случае данного рода разрешение может быть составлено в устной или письменной форме.
Получение письменного разрешения на обработку личных сведений необходимо:
- при обработке информации личного характера, касающейся частной жизни;
- при обработке биометрических данных;
- для осуществления трансграничной передачи личных сведений;
- для принятия решений на основе только автоматизированной обработки данных персонального характера.
Важно отметить, что согласие на обработку персональных данных работника обязательно должно быть получено при включении последних в общедоступные источники. В таком случае письменное согласие должно содержать:
- Ф.И.О., адрес трудоустраиваемого, номер основного удостоверяющего личность документа, сведения о последнем: дата выдачи и орган, выдавший его;
- название и адрес оператора, который получил согласие субъекта личной информации;
- цель обработки субъектной информации;
- список персональных сведений, которые могут обрабатываться согласно этому разрешению;
- перечень действий, которые могут быть совершены с персональными сведениями, основываясь на этом согласии, общее описание допустимых для применения оператором способов;
- срок действия согласия и порядок его отзыва.
Подобное согласие может быть отозвано субъектом в любой момент. В таком случае обработка данных индивидуального характера о нем должна быть прекращена, а все сведения уничтожены в трехдневный срок с даты составления отзыва. Об этой возможности сотрудник должен быть уведомлен до момента составления разрешительного документа на обработку личных сведений. Кроме того, существует возможность установления иного срока и условий по обоюдной договоренности сторон.
Может ли сотрудник отказать
Если работник не подписывает согласие на обработку персональных данных, обрабатываться сведения о нем должны сотрудниками кадровой службы организации в пределах, установленных действующим российским трудовым законодательством.
Если же предполагаемые действия приведут к выходу за пределы законов, необходимо будет получить от работника соответствующее согласие, то есть документированное добровольное волеизъявление сотрудника о предоставлении разрешения на использование его личных данных для сформулированных целей.
Права сотрудников и персональные данные
Права рабочих в сфере защиты их личных данных регламентированы ст. 88 ТК РФ.
Условно права трудящихся в данном направлении делятся на три группы:
- информация о персональных данных в полном объеме, включая допустимую их обработку;
- запрос устранения недостатков, которые имеют место в личном деле рабочего в информационной базе компании;
- защита от бездействия или неправомерных действий работодателя любыми определенными законом способами.
Вышеназванные права работников четко прописаны в ФЗ «Об информации, ее защите и информатизации» от 20 февраля 1995 г., а также установлены отдельными федеральными актами, постановлениями Правительства России, указами Президента РФ.
Также трудовым законодательством предусмотрена возможность требования работником выдачи ему копии любой записи из личного дела, содержащей персональные данные о нем.
Ответственность за разглашение личных данных
В соответствии со ст. 90 Трудового кодекса РФ, лица, из-за действий или бездействия которых были нарушены нормы, регулирующие получение, защиту и обработку персональных сведений кадрового состава компании, несут юридическую ответственность.
Так, согласно ст. 24 ФЗ № 24 от 20 февраля 1995 г., ответственность за ограничение доступа в незаконном порядке к сведениям и нарушение порядка защиты последних возлагается на руководящие лица и других служащих организаций, органов государственной власти при наличии вины с их стороны в соответствии с действующим гражданским, уголовным законодательством и законами об административных правонарушениях.
Согласно ст. 13 Кодекса об административных правонарушениях РФ, при нарушении утвержденного законом порядка хранения, сбора и использования, в том числе распространения, сведений о гражданах, предусмотрена административная ответственность посредством наложения штрафа размером до пяти минимальных оплат труда или предупреждения об этой возможности в отношении рядовых работников. При совершении должностными лицами аналогичных действий размер административного штрафа для них может достигать десяти минимальных зарплат, и для юридических лиц в таких случаях — ста минимальных заработных плат.
Ст. 137 УК РФ установлена уголовная ответственность за противозаконное распространение или сбор информации о частной жизни граждан, составляющей их семейную/личную тайну, без их на то согласия, либо распространение сведений данной категории в публичном выступлении, если подобные деяния совершались из корыстной или любой другой личной заинтересованности и способны были причинить вред правам граждан. Наказанием в таком случае выступает штраф размером от 250 до 500 заработных плат.